PDKS Nedir? Personel Devam Kontrol Sistemi Rehberi
PDKS nedir sorusunun cevabı açılımında saklı: Personel Devam Kontrol Sistemi. PDKS, çalışanların işe giriş ve çıkış saatlerini otomatik olarak kaydeden, bu kayıtlardan puantaj, fazla mesai ve izin bilgisini çıkaran yazılım ve donanım bütünüdür.
Kısacası PDKS, "kim ne zaman geldi, ne kadar çalıştı" sorusunu yanıtlar. Bu rehberde PDKS'nin nasıl çalıştığını, hangi parçalardan oluştuğunu, türlerini ve işletmeniz için doğru sistemi seçerken nelere bakmanız gerektiğini anlatıyoruz.
PDKS Nedir ve Ne İşe Yarar?
PDKS'nin temel görevi, mesai kaydını kâğıttan ve Excel'den çıkarmaktır. Elle tuttuğunuz puantajda hata kaçınılmazdır. Geç gelen çalışanı gözden kaçırırsınız, fazla mesaiyi yanlış hesaplarsınız, ay sonunda İK ekibi günlerini tablo birleştirmeye harcar.
İyi bir PDKS şu işleri üstlenir:
Giriş ve çıkış kaydı: Her hareketi saatiyle birlikte otomatik olarak tutar.
Puantaj: Günlük, haftalık ve aylık çalışma sürelerini hesaplar. Hesabın mantığını puantaj hesaplama rehberimizde rakamlı örnekle anlattık.
Fazla mesai ve eksik mesai: Vardiya planıyla karşılaştırarak farkı çıkarır.
İzin yönetimi: Yıllık, saatlik ve mazeret izinlerini puantaja işler.
Vardiya planlama: Dönüşümlü ve esnek vardiyaları yönetir.
Bordro aktarımı: Hazır veriyi İK veya ERP yazılımına gönderir.
PDKS Nasıl Çalışır?
Her PDKS üç aşamalı bir döngüyle çalışır. Kayıt noktası veriyi üretir, yazılım veriyi işler, çıktı katmanı da sonucu insan kaynaklarına sunar.
Kayıt: Çalışan işe gelince kartını okutur, telefonunu okuyucuya yaklaştırır ya da sabit bir karekodu okutur. Sistem bu anı zaman damgasıyla kaydeder.
İşleme: Yazılım kaydı çalışanın vardiya planıyla eşleştirir. Geç kalma, erken çıkma, mola ve fazla mesai sürelerini otomatik olarak hesaplar.
Çıktı: Yöneticiler raporları panelden izler. Ay sonunda puantaj verisi bordro yazılımına gitmeye hazır olur.
PDKS Sisteminin Bileşenleri
Bir PDKS sistemi iki ana parçadan oluşur: kayıt donanımı ve yönetim yazılımı. Mobil PDKS'de donanımın yerini çalışanın telefonu alır.
Kayıt noktası: Kart okuyucu, biyometrik terminal, turnike, akıllı okuyucu ya da duvardaki sabit karekod etiketi.
Kimlik taşıyıcı: Personel kartı, telefon veya biyometrik veri.
PDKS yazılımı: Personel kartlarını, vardiyaları, izinleri, yetkileri ve raporları yönettiğiniz merkez.
Entegrasyon katmanı: İK, bordro ve ERP programlarıyla veri alışverişi sağlayan bağlantı.
PDKS Türleri
PDKS türlerini kayıt yöntemine göre ayırmak en anlaşılır yoldur. Her yöntemin maliyeti, suistimal riski ve KVKK yükü farklıdır.
Kartlı PDKS
En yaygın türdür. Çalışan kartını okuyucuya okutur. Ancak kart elden ele geçebilir ve bir çalışan arkadaşının yerine kart okutabilir. Ayrıntılar için Kartlı Geçiş Sistemi Nedir? yazımıza bakabilirsiniz.
Biyometrik PDKS
Parmak izi veya yüz tanıma kullanır ve kimliği kişiye sıkı bağlar. Öte yandan biyometrik veri, KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veridir. Bu yöntem işverene ağır yükümlülükler getirir. Rıza metni tarafını biyometrik veri rıza metni yazımızda ele aldık. Güncel düzenlemeyi PDKS ve KVKK uyumu yazımızda özetledik.
Mobil PDKS
Çalışan telefonundaki uygulamayla işe başladığını ve bitirdiğini bildirir. Donanım yatırımı gerektirmez, saha ekipleri ve çok şubeli işletmeler için idealdir. Konum doğrulaması suistimali önler. Konunun tamamı Mobil PDKS Nedir? rehberimizde.
Geçiş kontrolle entegre PDKS
Kapıdaki geçiş kaydı aynı anda mesai kaydı olur. Tek okuyucu hem kapıyı açar hem de puantajı besler. Yöntemlerin ayrıntılı karşılaştırması için personel takip sistemi yöntemleri yazımızı okuyabilirsiniz.
PDKS ile Geçiş Kontrol Sistemi Arasındaki Fark
İki sistem sık sık karışır, çünkü ikisi de aynı kapıdan veri toplar. Aşağıdaki tablo farkı kısaca özetliyor. Konunun mimari tarafını Buluttan Kapıya yazımızda ayrıntılı anlattık.
Kriter | PDKS | Geçiş kontrol sistemi |
Temel soru | Kim ne zaman geldi, ne kadar çalıştı? | Kim hangi kapıdan geçebilir? |
Ana kullanıcı | İnsan kaynakları, muhasebe | Güvenlik, tesis yönetimi |
Çıktı | Puantaj, fazla mesai, izin raporu | Yetki kararı, geçiş kaydı |
Kapsam | Yalnızca çalışanlar | Çalışan, ziyaretçi, taşeron, araç |
İyi bir mimaride bu iki sistem aynı veriyi paylaşır. Armongate geçiş kontrol kayıtları doğrudan PDKS'yi besler.
PDKS Seçerken Bakmanız Gereken 6 Kriter
Toplam maliyet: Cihaz fiyatına değil, beş yıllık lisans, bakım ve entegrasyon giderine bakın. Gizli kalemleri PDKS fiyatları yazımızda listeledik.
KVKK yükü: Sistem biyometrik veri işliyorsa açık rıza ve saklama yükümlülüklerini hesaba katın.
Vardiya esnekliği: Dönüşümlü, gece ve esnek vardiyaları otomatik hesaplayabilmeli.
Mobil erişim: Çalışan izin talebini telefondan iletebilmeli, yönetici onayı telefondan verebilmeli.
Entegrasyon: Kullandığınız İK ve bordro yazılımıyla konuşabilmeli. Donanım ve yazılımın farklı firmalardan geldiği yapıların sorunlarını sektörün sessiz çıkmazı yazımızda anlattık.
Çok lokasyon desteği: Şubeleri tek panelden yönetebilmelisiniz.
Armongate PDKS ile Neler Yapabilirsiniz?
Armongate PDKS, personel bilgilerini, devam kontrolünü ve izinleri tek arayüzde toplar. Geleneksel PDKS'nin karmaşıklığını ortadan kaldırmayı hedefler.
Merkezi yönetim: Yetkileri ve personel bilgilerini birkaç tıklamayla güncellersiniz.
Otomatik vardiya: Vardiya atamalarını ve hesaplamalarını yazılım üstlenir.
Kolay izin yönetimi: İş kanununa ve işletmenize özel izin tanımları yapabilirsiniz. Çalışanlar izin talebini mobil uygulamadan iletir.
Hiyerarşik onay: Organizasyon yapınıza uygun otomatik yetkilendirme ve onay mekanizması kurarsınız.
Gelişmiş raporlama: Personel verisini analiz eden raporlar sunar.
Entegrasyon: İK ve ERP programlarınızla kolayca bağlantı kurar.
Saha ekipleriniz varsa Mobil PDKS donanım yatırımı olmadan aynı işi görür. Çalışanlar lokasyondaki sabit karekodu okutur, coğrafi konum doğrulaması da suistimali engeller.
Sık Sorulan Sorular
PDKS nedir? PDKS, Personel Devam Kontrol Sistemi demektir. Çalışanların işe giriş ve çıkış saatlerini otomatik olarak kaydeden, bu kayıtlardan puantaj, fazla mesai ve izin bilgisini çıkaran yazılım ve donanım bütünüdür.
PDKS nasıl çalışır? Çalışan kayıt noktasında kart, telefon ya da karekod ile giriş yapar. Yazılım bu kaydı vardiya planıyla eşleştirir, çalışma süresini ve fazla mesaiyi hesaplar. Ay sonunda puantaj verisi bordroya hazır hale gelir.
PDKS ile geçiş kontrol sistemi aynı şey mi? Hayır. PDKS kimin ne zaman geldiğini ve ne kadar çalıştığını ölçer. Geçiş kontrol sistemi ise kimin hangi kapıdan geçebileceğine karar verir. İyi bir kurguda iki sistem aynı veriyi paylaşır.
PDKS için cihaz almak zorunlu mu? Hayır. Mobil PDKS'de çalışan telefonundaki uygulamayla giriş ve çıkış yapar. Lokasyona yerleştirdiğiniz sabit karekod ve konum doğrulaması, cihaz yatırımı olmadan güvenilir kayıt üretir.
Parmak izli PDKS KVKK açısından risk taşır mı? Parmak izi ve yüz verisi KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veridir. Bu verileri işleyen işveren açık rıza, saklama ve veri güvenliği gibi ağır yükümlülükleri üstlenir. Kart, telefon ya da karekod kullanan sistemler bu yükü önemli ölçüde azaltır.
Armongate PDKS; vardiya, izin ve mesai süreçlerini tek arayüzde toplar. İK ve ERP yazılımlarınızla konuşur, çalışanlarınıza mobil uygulamadan erişim sunar. Ücretsiz deneyin ya da ekibimize yazın.
Yorumlar